■ - 表あひるブログ

こんにちは。おもちです。

今回はタスク管理術について書いていきます。

リモートワークでチームの作業状況が見えない。分かりづらい。

タスク集中してメンバーによって偏りがあるのをどうにかしたい。

私も最近、複数の人にタスクを振るリーダー的な立ち位置になってしまいかなり苦戦しています。

タスク管理については試行錯誤の過程なので、情報がまとまっていませんがよろしくお願いします。

インプット

リモートワークが始まり約1年が経ちました。通常の仕事の延長ではじめはうまく行っていました。

しかし、気軽なコミュニケーションが難しいことや直接活動が見えないことでチーム活動が非常に難しいと日々痛感しています。

そんな中、ビジネス系YouTuberの中で有名なマコなり社長の動画を見つけ実際の業務に活かせるように参考にしました。

動画内で紹介されていた内容

動画の内容から自分の業務にどうやって活かせるかを考えてみました。

・朝会までにタスクの最新化と本日のスケジュール更新を行うこと。

・タスクの共有方法はマイクロソフトのplannerを使う。
　会社としてTeamsやPlannnerがすでに利用できる状態だったので、イニシャルコストのかからない既存ツールを利用することにしました。
（デイリータスクはスケジュールに入れたほうがいいかも）

・会議や相談で決まったタスクはチーム共有のplannerに登録すること

・作業進捗はチャットで随時報告しリアクションをつける文化を作る。

・タスク発生（チーム全体に共有するためとりあえず作成する場所。会議直後など）
・開始前（期日、アウトライン、担当者を設定済みであること）
・着手中（ボールが自分にない場合などはここに置く）
・今週中
・今日（今日のタスクを共有するため）
・完了

このバケット設定は担当者単位や進捗など様々な流度で設定ができる。

ひとまず王道な形で進めてみようと思う。

かんばん形式でチケットを移動させて完了まで持っていく運用。

　期日、つまり締め切りがないと誰もやらないので必ず設定すること。
　期日がわからない場合は、「締め切りを〇〇に確認する」などチケットにメモし朝会で共有する。

　このタスクボードを有効活用していくためには、常に最新の状態であることが必須条件。
　上司からこの案件どうなってる？など進捗確認をさせる、するのは生産性が低いので、最低限1日単位で更新し朝会では最新の状態で共有を行うこと。

　作業効率が悪くなる原因の一つに何からやればいいかわからない。というものがあります。

　次に行うアクションが具体的で明確であればあるほど、着手しやすくなります。
　そのため、タスクが発生時点で具体的なタスクに落とし込見み完了までのアウトラインを作成します。

　はじめはアウトラインの精度が低いので練習が必要ですがやり続けることで瞬時に実行できるようになります。
　朝会では、アウトラインのレビューも行いたいと思います。

　1タスクのアウトラインを見ながら、今日やることと、進捗の共有を行います。
　進捗に遅れがあれば、協力や巻き返し方針について議論をする。

　発生したが誰がやるのか決まっていないタスクへのアサインや
　急な仕事で応援が必要な場合のアサイン

　メンバー各人の負荷状況を見る必要があるが負荷状況を可視化するために何が必要なのかは今後考える。
　作業ボリューム見積、マネジメントをする人が必要だと思う。

　チームリーダーやベテランを中心に意見をもらう。
　また、自分発信で気になる点を相談する。

　全体共有事項*5分
　タスク共有3分*6人　20分
　トピック *5分

今回はマコなり社長の動画で紹介された「誰でも仕事が早く片付くタスク管理術」を参考に具体的な運用を考えました。

結果、動画内のTOP1,2,4,5を取り入れることにしました。これから更にブラッシュアップしていきたいと思います。結果が出たら更新したいと思います。

蛇足ですが、取り入れなかった「1時間おきに作業進捗報告をする」はかなり強力な効果を発揮すると思うのですが、チームで実践するには少しハードルが高いと思い今回は見送りました。
まずは自分だけで発信してみようと思っています!

最後まで読んでいただきありがとうございました!